A może przekazywaliście je e-mailem do księgowości?
Od 1 lutego 2026r. przez KSeF to się zmieniło. Koszt trafia bezpośrednio, elektronicznie do księgowości.
W małych firmach wystarczy często kilka kroków: przydzielenie faktury, opis i akceptacja przez pracownika, decyzja właściciela lub księgowości oraz płatność. Taki proces można wdrożyć szybko i bez nadmiernej konfiguracji.
Dla większych organizacji Ksefopis może obsługiwać bardziej złożone ścieżki: akceptacje projektowe, koszty cykliczne, pracowników odpowiedzialnych, wyjątki, odrzucenia i różne warunki przejścia faktury.
Możesz zdefiniować własne etapy obiegu: opis, akceptację, płatność, zakończenie, odrzucenie lub przejścia specjalne. Proces może zależeć od wartości faktury, dostawcy, projektu, osoby lub rodzaju kosztu.
“Powiadomienia push z Ksefopisu informują o nowych fakturach kosztowych, która wpływają do firmy. Mamy kontrolę nad dokumentami i możemy reagować na bieżąco.”
Piotr KarwasińskiLibcom
“Aplikacja Ksefopis jest ogólnie dostępna, łatwa i intuicyjna i co najważniejsze darmowa.”
Ewa GnacińskaKrautzberger Polska Sp. z o. o.
Ksefopis pozwala połączyć te źródła. Faktury spoza KSeF można dodać ręcznie, wgrać jako plik PDF albo przesłać na indywidualny adres e-mail aplikacji. Po dodaniu dokument może przejść przez ten sam obieg co faktury pobrane z KSeF.
Po akceptacji faktura może trafić do rozliczenia. W Ksefopis można oznaczyć dokument jako zapłacony, wprowadzić płatność częściową, powiązać fakturę z wyciągiem bankowym, zastosować kompensatę albo przygotować płatności w koszyku zleceń.
To pozwala kontrolować, które faktury nadal czekają na zapłatę, które zostały rozliczone tylko częściowo, a które są już zamknięte. Informacje o płatnościach mogą być także wykorzystywane w analizie cash flow.
Stałe opłaty, licencje, leasingi, abonamenty i usługi powtarzalne można powiązać z fakturami i kontrolować pod kątem terminów, kwot oraz zgodności z umową.
Faktury można przypisywać do projektów, kontraktów lub inwestycji. Dzięki temu łatwiej analizować koszty, przychody, wykorzystanie budżetu i rentowność przedsięwzięć.
Na podstawie danych z faktur buduj automatycznie bazę swoich dostawców. Dla każdego dostawcy możesz przejrzeć historię zakupów. Możesz kwalifikować dostawców na potrzeby ich oceny.
Zakupy sprzętu, licencji, telefonów, komputerów lub samochodów mogą zostać powiązane z ewidencją wyposażenia. Ksefopis pomaga kontrolować osoby odpowiedzialne, dokumenty zakupu, terminy serwisów i ubezpieczeń.
Na podstawie faktur zakupowych i sprzedażowych Ksefopis może pomagać w ocenie przyszłych wydatków, planowanych wpływów i przewidywanego stanu środków.
Można ustawić kto ma mieć prawo podglądu lub edycji poszczególnych faktur. Specjalnie można traktować faktury od samozatrudnionych B2B aby zapewnić poufność kwot z faktur.
Skorzystaj z pomocy sztucznej inteligencji aby automatycznie odczytać dane z plików PDF faktur spoza KSeF. AI może również automatycznie określać rodzaj kosztów dla każdej faktury.
Można definiować miejsca powstawania kosztów (budżety itp.) i powiązywać faktury zakupu z MPK.
Konfiguracja połączenia z KSeF jest prosta. Wystarczy wkleić token.
Sam zdecydujesz, w jakiej formie mają się wysyłać raporty do księgowości.
ul. Słowackiego 35/5, 60-824 Poznań
NIP: PL7811824750, KRS 0000310718, REGON 300910610
Kapitał zakładowy 1,15mln zł. Od 2002 roku na rynku.
